DOKUMENTACJA PRACOWNICZA - najnowsze zmiany i obowiązki od 1 stycznia 2019 dotyczące prowadzenia i przechowywania, szczegółowe omówienie nowych rozwiązań [nr 6316]

1. Nowe zasady prowadzenia oraz przechowywania akt osobowych pracownika i pozostałej dokumentacji pracowniczej obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.,
2. Obowiązek poinformowania pracowników o okresie przechowywania ich dokumentacji pracowniczej, terminie na odebranie tej dokumentacji oraz terminie na jej zniszczenie, (w którym dokumentacja pracownicza może być odebrana warunkowo) – informacja wydawana razem ze świadectwem pracy,w tym:

• wyjaśnienie, którzy pracownicy mają 10 – letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i powinni mieć albo będą mieć nowe akta osobowe (i nową dokumentację pracowniczą),

• zasady poprawnego sporządzenia informacji o prawie odbioru dokumentacji,
• zasady poprawnego doręczenia informacji o prawie odbioru dokumentacji,

3. Zasady postępowania z dokumentacją pracowniczą w sytuacji, gdy pracownik powróci do pracy u tego samego pracodawcy w okresie przechowywania tej dokumentacji,
4. Przypadki, w których pracodawca będzie obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą dłużej niż wymagane 10 – lat,
5. Przypadki, w których pracodawca będzie musiał oddać dokumentację na przechowanie profesjonalnym przechowawcom,
6. Zasady postępowania z aktami osobowymi i pozostałą dokumentacją pracowniczą w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. – w jakim terminie należy zniszczyć przechowywane dokumenty,
7. Warunki, w oparciu o które możliwe jest skrócenie 50 – letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (konieczność złożenia do ZUS-u dokumentów: ZUS OSW i ZUS RIA),
8. Zasady poprawnego postępowania z dokumentacją pracowniczą, gdy pracodawca zdecydował się prowadzić ją (w całości lub w części) w postaci elektronicznej, w tym:

• zasady poinformowania pracownika albo byłego pracownika o prawie odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej,
• obowiązek zwrócenia pracownikowi, byłem pracownikowi (ewentualnie innej uprawnionej osobie) poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia poinformowania o zmianie postaci dokumentacji,

• zasady, na jakich będzie odbywał się zwrot poprzedniej postaci akt i dokumentacji,
• konieczność zachowania odpowiedniej postaci wydawanej dokumentacji,

9. Zasady prowadzenia dokumentacji elektronicznej na bieżąco – problemy praktyczne,
10. Obowiązek wydawania kopii przechowywanej dokumentacji na wniosek pracownika, byłego pracownika (albo uprawnionej osoby), w tym:

• zasady sporządzania takich kopii,
• termin na ich sporządzenie,
• możliwość wydawania kopii na nośniku danych,
• możliwość pobierania opłat za kolejną kopię – zgodnie z najnowszą wykładnią,
• zasady postępowania z wnioskiem o wydanie kopii dokumentacji,

11. Nowy podział akt osobowych, nowy wykaz dokumentów umieszczanych w poszczególnych częściach akt, w tym nowe zasady przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych, konieczność posiadania nowej pieczątki,
12. Zasady prowadzenia nowych zbiorów dokumentów składających się na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy – problemy praktyczne,
13. Warunki, jakie muszą być zapewnione:

• dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej,
• dokumentacji pracowniczej prowadzonej w wersji elektronicznej,

14. Konieczność wprowadzenia dodatkowych procedur w razie podjęcia decyzji o przetwarzaniu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej (m.in. procedury tworzenia kopii zapasowych, nanoszenia metadanych, przenoszenia z nośnika na nośnik w celu zapobiegnięcia utracie),
15. Regulacje przejściowe dotyczące sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do nowych rozwiązań prawnych, w jakim zakresie trzeba jednak będzie dostosować warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej do 31 grudnia 2019 r.,
16. Pozostałe zagadnienia wynikające ze zmiany przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej w tym:

• problematyka prowadzenia i przechowywania innych dokumentacji niż dokumentacja pracownicza, np. dokumentacji wypadkowej i chorób zawodowych,
• zasady wydania przepustek i identyfikatorów,
• nowe kwestionariusze osobowe, zgodnie z wykładnią MRPiPS, (kolejna zmiana treści kwestionariuszy w związku z kolejną nowelizacją Kodeksu pracy w pierwszym kwartale 2019 r.),

17. Zmiana zasady dokonywania wypłaty wynagrodzenia za pracę od 1 stycznia 2019 r. (prawo żądania od pracownika numeru rachunku płatniczego, wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych), oraz obowiązek działu kadr i płac wobec pracowników otrzymujących przed nowelizacją wynagrodzenie w kasie – czas na realizację tego obowiązku do upływu 21 stycznia 2019 r.

Szkolenie o powyższej tematyce możemy zrealizować na Państwa potrzeby w formie szkolenia zamkniętego.
Zainteresowane osoby prosimy o kontakt z naszym biurem tel. 12 413-81-82

Uczestnik otrzymuje imienny certyfikat ukończenia szkolenia

Szkolenia jednodniowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia wyjazdowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia na zlecenie >> ZOBACZ programy

• udział w zajęciach, konsultacje,
• autorskie materiały szkoleniowe,
• poczęstunek w przerwie kawowej,
• lunch,
• imienne zaświadczenie uczestnictwa

Zgłoszenia uczestnictwa można dokonać przez:
- formularz elektroniczny na dole tej strony (zalecane)
- lub telefonicznie 12 413-81-82
- lub pisemnie, faksem 12 413-61-97
- lub przez e-mail: ds@systemszkolenia.pl
• Ogólna „Karta zgłoszenia na szkolenie” jest także dostępna na naszej stronie [>>> Dokumenty do pobrania]
• Zgłoszenie traktujemy jako potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu
• Ewentualnych rezygnacji z udziału w szkoleniu prosimy dokonywać wyłącznie pisemnie (faksem lub pocztą elektroniczną) najpóźniej na trzy dni robocze przed terminem jego rozpoczęcia
• Nie dokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w szkoleniu. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty.