Prowadzenie dokumentacji pracowniczej przez pracodawców - nowe wymogi dokumentacyjne wynikające z koronaustawy i tarcz antykryzysowych -  zakres od A do Z [nr 7157v]

szkolenie online

Podczas szkolenia dowiesz się m.in.:

• Gdzie przechowywać polecenie pracy zdalnej?
• Czy porozumienie zawarte z przedstawicielstwem załogi w trybie art. 15g lub art. 15zf Koronaustawy przechowujemy w dokumentacji pracowniczej?
• Jakie dokumenty usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy z powodu kwarantanny, izolacji lub niezdolności do pracy z powodu COVID-19 oraz sprawowania opieki?
• Jakie są zasady wysyłania pracowników na profilaktyczne badania lekarskie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/stanu epidemii i przechowywania wydawanych w tym okresie elektronicznych orzeczeń lekarskich o zdolności do pracy?
• Jak należy dokumentować fakt powierzenia pracownikowi innej pracy w trybie art. 42 § 4 KP i art. 81 § 3 KP?
• Czy pracodawca może dokonywać pomiaru temperatury pracownika i przechowywać w dokumentacji wyniki pomiarów?
• Jakich reguł wynikających z RODO należy przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej,

• Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika,
• Jakie działania są zakazane na etapie rekrutacji,Jak należy postąpić w przypadku uzyskania danych osobowych poza okresem rekrutacji (kandydat wysyła CV lub list motywacyjny z własnej inicjatywy),
• Czy pracodawca może żądać podania adresu zamieszkania i numeru PESEL w celu zamieszczenia na skierowaniu lekarskim,
• Czy pracodawca może wykorzystać zdjęcie pracownika na potrzeby zatrudnienia,
• Czy pracodawca może umieszczać na stronie internetowej imiona i nazwiska pracowników oraz ich firmowe maile i numery telefonów,
• Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgormadzone przed wejściem w życie RODO,
• Czy można zamieszczać powód absencji pracownika na liście obecności,
• Czy na liście obecności można zamieszczać imiona i nazwiska pracowników,
• Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych,
• Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej, tj. częściowo w postaci elektronicznej a częściowo papierowej,
• Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe,
• Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika,
• Jak przechowywać e-zwolnienia,
• Jak udokumentować okres pracy za granicą wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju,
• Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy,
• Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem,
• Czy umowa o pracę może zostać zawarta w formie elektronicznej,
• Czy umowa o pracę może zostać sporządzona w języku obcym,
• Czy pracodawca jest zobowiązany tworzyć zakresy obowiązków (czynności) i jak powinny one wyglądać,
• Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO,
• Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych,
• Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę,
• Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp,
• Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy,
• Warunki przechowywania należy zapewnić w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, a jakie w przypadku e-akt,
• Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii,
• Jak pod rządami obecnych przepisów wystawić duplikat świadectwa pracy,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany udostępnić dokumentację pracowniczej pracownikowi oraz podmiotom zewnętrznym,
• Jakie reguły rządzą przetwarzaniem danych osobowych na potrzeby ZFŚS,
• Jakie są zasady wystawiania świadectwa pracy i jego korekty,
• Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej,
• Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wgląd do dokumentacji pracowniczej,
• Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej,
• Jakim organom i podmiotom zewnętrznym pracodawca zobowiązany jest udostępniać dokumentację pracowniczą,
• Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
• Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej,
• Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy,
• Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu kwalifikowanego,
• Jakie formaty kompresji należy stosować w przypadku przenoszenia uporządkowanego zbioru dokumentów pomiędzy systemami lub wysyłania na odległość,
• Jakie wymogi techniczne musi spełniać dokument przekonwertowany na postać elektroniczną,
• Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie,
• Jakie informacje powinny znaleźć się w informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracodawcy, który utworzył regulamin pracy, a jakie w przypadku pracodawcy niezobowiązanego do jego utworzenia,
• W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu,
• Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
• Jak liczyć okres roku nienagannej pracy uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
• W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwom różnym okresom przechowywania,
• Czy w plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
• Kto jest zobowiązany dostarczyć pracodawcy zaświadczenie o niekaralności?
• Czy pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszt uzyskania zaświadczenia o niekaralności?
• Czy pracodawca może przechowywać informacje o zainteresowaniach, hobby i innych danych wrażliwych przekazane przez kandydatów do pracy na etapie rekrutacji w treści CV lub listów motywacyjnych,
• Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym,
• Jakie są okresy przechowywania harmonogramów czasu pracy w okresie przejściowym,
• Jakie dodatkowe zbiory dokumentów – poza dokumentacją pracowniczą – jest zobowiązany prowadzić pracodawca

1. Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej,
2. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy:
   • Dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika,
   • Dane wrażliwe,
   • Dane biometryczne,
   • Wykorzystanie wizerunku i personaliów w stosunku pracy (plakietki służbowe, szyldy na drzwiach pokoi, maile służbowe)
   • Upoważnienie dostępu do danych osobowych,
   • Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez firmę zewnętrzną
3. Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy:
   • Warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
   • Papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej,
   • Okresy przechowywania,
   • Udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym,
   • Ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza,
   • Niszczenie dokumentacji pracowniczej,
   • Przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach
4. Omówienie poszczególnych dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy.
5. Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w szczególnych przypadkach:
   • Zniszczenie lub zagubienie,
   • Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
   • Upadłość lub likwidacja pracodawcy,
6. Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
7. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.
8. Pytania i odpowiedzi, konsultacje.
   

Szkolenie o powyższej tematyce możemy zrealizować na Państwa potrzeby w formie szkolenia zamkniętego. Zainteresowane osoby prosimy o kontakt z naszym biurem tel. 12 413-81-82 

Uczestnik otrzymuje imienny certyfikat ukończenia szkolenia

Szkolenia stacjonarne jednodniowe >> ZOBACZ szczegóły
Szkolenia on-line jednodniowe >> ZOBACZ szczegóły
Szkolenia wyjazdowe >> ZOBACZ szczegóły
Szkolenia na zlecenie >> ZOBACZ programy

• dostęp do platformy szkoleniowej przez komputer, tablet, telefon (przeglądarki: Firefox, Chrome, Safari),
• autorskie materiały szkoleniowe w formie elektronicznej,
• konsultacje z wykładowcą na czacie,
• certyfikat uczestnictwa w szkoleniu przesłany w formie elektronicznej.

Zgłoszenia uczestnictwa można dokonać przez:
- formularz elektroniczny na dole tej strony (zalecane)
- lub telefonicznie 12 413-81-82
- lub pisemnie, faksem 12 413-61-97
- lub przez e-mail: ds@systemszkolenia.pl
• Ogólna „Karta zgłoszenia na szkolenie” jest także dostępna na naszej stronie [>>> Dokumenty do pobrania]
• Zgłoszenie traktujemy jako potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu
• Ewentualnych rezygnacji z udziału w szkoleniu prosimy dokonywać wyłącznie pisemnie (faksem lub pocztą elektroniczną) najpóźniej na trzy dni robocze przed terminem jego rozpoczęcia
• Nie dokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w szkoleniu. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty.