AKADEMIA FAKTUROWANIA w 2026/2027 roku – czyli jak uniknąć błędów [#16008v]

Faktury ustrukturyzowane

– Podstawowe definicje i pojęcia

Zasady ogólne wystawiania faktur ustrukturyzowanych

• podstawa prawna stosowania KseF
• termin wdrożenia obowiązkowego KSeF 2.0 – terminy i grupy podatników
• odroczeniu terminu wystawia e-Faktur dla niektórych grup podatników
• okres przejściowy i brak kar do końca 2026 roku
• wyłączenia ustawowe z obowiązku wystawiania e-faktur

Przygotowanie do obowiązkowego stosowania KseF

• Zasady uwierzytelniania i nadawania uprawnień
  – token a certyfikat – sposób pozyskania
• Uprawnienia pierwotne administratora przy JDG
• Zasady nadawania uprawnień administratora w spółkach
• Zawiadomienie ZAW-FA o nadaniu / odebraniu uprawnień
• nadawanie uprawnień podmiotowi trzeciemu
• zasady nadawania uprawnień dla biura rachunkowego
• dokumentacja interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania

Faktura ustrukturyzowana – co to jest

• czym jest faktura ustrukturyzowana
• format xml – czym się charakteryzuje
• zawartość informacyjna faktury ustrukturyzowanej – art. 106e
• czynności wykonywane przy zastosowaniu KSeF
• wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur)
• archiwizacja i dostęp do faktury ustrukturyzowanej
• zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury ustrukturyzowanej
• przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Rodzaje faktur ustrukturyzowanych

• faktury dokumentujące sprzedaż

• faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych
• faktury zaliczkowe w KseF
• samofakturowanie
• jakie dokumenty nie będą funkcjonować w formie faktur ustrukturyzowanych
• faktury ustrukturyzowane w okresie przejściowym do 31-12-2026
• faktury dla konsumentów (osób nieprowadzących działalności gospodarczej)

– faktury tradycyjne (brak obowiązku wystawiania faktur z użyciem KseF)

– faktura na żądanie a ksef i tak zwany dostęp anonimowe za pomocą kodu QR

– przekazywanie faktur

• faktury ustrukturyzowane dla kontrahentów zagranicznych – a kod QR

– wystawianie faktur z użyciem KSeF

– 2 kody QR

– przekazywanie faktur dla kontrahentów zagranicznych a odbiór faktur

• Faktury wystawiane w języku obcym

– wizualizacja faktur wystawionych w języku obcym na język polski i odwrotnie

– dowolność wizualizacji otrzymanej faktury

– możliwości wykorzystywanego systemu informatycznego zintegrowanym z KSeF

• zasady wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych (art. 106na – 106ne; 106r)
• kto może wystawiać faktury za pomocą KSeF
• oprogramowanie umożliwiające wystawianie faktur ustrukturyzowanych

• faktury ustrukturyzowane a system kaucyjny
• obowiązek samoidentyfikacji nabywcy: paragon fiskalny czy faktura
• odroczenie terminu stosowania kar

Etapy wystawienia faktury ustrukturyzowanej

• wystawienie faktury „tradycyjnej” w systemie fakturowania
• wygenerowanie faktury w formacie xml
• przesłanie faktury do KseF po uwierzytelnieniu się
• nadanie przez KSeF integralnego numeru identyfikacyjnego
• odebranie UPO
• brak możliwości anulowania lub usunięcia faktury

Faktura z załącznikiem w KSeF 2.0

• obowiązek zgłoszenia zamiaru / rezygnacji wystawiania faktur z załącznikami i przesyłania do KseF
• struktura i zakres informacyjny załącznika

Korekta faktur w KseF

• zasada ogólna – niezbędny nr identyfikacyjny nadany przez KSeF
• w przypadku faktur korygujących wystawianych podczas awarii KSeF (art. 106nf),
• w okresie ogłoszonej niedostępności KseF (art. 106nh),
• w przypadku określonym w dodawanym art. 106nda ust. 1 ustawy (wystawienie faktury elektronicznej poza KSeF i przesłania jej do systemu niezwłocznie niepóźniej niż następnego dnia roboczego, jeżeli wymaga tego specyfika działalności podatnika)
• w przypadkach, gdy przepisy dopuszczają wystawianie faktur poza KSeF (art. 106gc)
• korekty in plus i in minus

Faktury zaliczkowe i rozliczeniowe KSeF

• elementy faktury zaliczkowej
• terminy wystawienia
• obowiązek wystawienia faktury rozliczeniowej / końcowej?

Tryby wystawiania faktur ustrukturyzowanych

• tryb Online
  – pojedyncza wysyłka faktur lub tryb wsadowy (w paczkach)

• tryb Offline24
• tryb Offline – niedostępność KseF
• tryb Awaryjny
• tryb Awarii Całkowitej

Oznaczanie faktur kodami QR

• zasady stosowania kodów QR
• dostęp „anonimowy” do faktury ustrukturyzowanej z kodem QR
• faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych (bez polskiego NIP) z kodem QR
• dwa kody QR na fakturach wystawianych w trybie Offline
• kod QR Certyfikat – uwarunkowany posiadaniem aktywnego certyfikatu KseF

Praktyczne problemy związane z funkcjonowaniem w KseF

• weryfikowanie faktury przez KseF a zasady poprawiania błędów
• wysyłanie faktur w paczkach a błąd na jednej z faktur
• terminy wystawiania i wysyłania faktur – a nie dotrzymanie terminu ustawowego
• wizualizacje faktur ustrukturyzowanych
• faktury VAT-RR
• prywatny najem lokali użytkowych a faktury ustrukturyzowane
• JST a faktury ustrukturyzowane i IDWew
• JPK_VAT – dostosowany do KseF, nowe oznaczenia
• Faktura ustrukturyzowana a „potwierdzenie transakcji”
• Identyfikator płatności (nr faktury ustrukturyzowanej) na przelewie

– nr identyfikacyjny nadany fakturze

– identyfikator zbiorczy

• Likwidacja noty korygującej a proces skorygowania błędu na fakturze
• Data wystawienia a data otrzymania faktury wystawionej w trybie Offline

Faktura ustrukturyzowana u nabywcy

• data otrzymania faktury
• brak możliwości odrzucenia faktury przez nabywcę
• dostęp do faktur otrzymanych
• faktura wystawiona poza KseF a odliczenie VAT przez nabywcę (interpretacja Dyrektora KIS)
• otrzymanie faktury w KseF a termin odliczenia VAT

Co zmieni się w KSeF od 1.01.2027 r.?

• pytania i odpowiedzi najczęściej formułowane w KseF
• zasady odliczania faktur z KSeF w świetle wyroku TSUE z 11.02.2026 sygn. T-689/24
• jak rejestrujemy samochód – faktura z KSeF czy inna?
• zmiany w podatku VAT w 2026 i 2027 r.
• możliwość późniejszej korekty z tytułu importu towarów