FAKTURY, KASY FISKALNE, KSeF  – certyfikaty, uprawnienia, wystawianie, odbieranie, refakturowanie, korygowanie – nowe obowiązki w 2026 [#11721v]

I. Faktury ustrukturyzowane
1.1. Zasady ogólne wystawiania faktur ustrukturyzowanych
• podstawa prawna stosowania KseF
• termin wdrożenia obowiązkowego KSeF 2.0 – terminy i grupy podatników
• odroczeniu terminu wystawia e-Faktur dla niektórych grup podatników
• okres przejściowy i brak kar do końca 2026 roku
• wyłączenia ustawowe z obowiązku wystawiania e-faktur
1.2. Przygotowanie do obowiązkowego stosowania KseF
• Zasady uwierzytelniania i nadawania uprawnień
– token a certyfikat – sposób pozyskania
• Uprawnienia pierwotne administratora przy JDG
• Zasady nadawania uprawnień administratora w spółkach
• Zawiadomienie ZAW-FA o nadaniu / odebraniu uprawnień
• Dane administratora i zakres uprawnień
• nadawanie uprawnień podmiotowi trzeciemu
• zasady nadawania uprawnień dla biura rachunkowego
• struktura logiczna FA (3) – wzór faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy),
• dokumentacja interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania
1.3. Certyfikat użytkownika KSeF przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania
faktur w KSeF
1.4. Faktura ustrukturyzowana – co to jest
• czym jest faktura ustrukturyzowana
• format xml – czym się charakteryzuje
• zawartość informacyjna faktury ustrukturyzowanej – art. 106e
• czynności wykonywane przy zastosowaniu KSeF
• wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur)
• archiwizacja i dostęp do faktury ustrukturyzowanej
• zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury ustrukturyzowanej
• przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
1.5. Rodzaje faktur ustrukturyzowanych
• faktury dokumentujące sprzedaż
• faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych
• faktury zaliczkowe w KseF
• samofakturowanie
• jakie dokumenty nie będą funkcjonować w formie faktur ustrukturyzowanych
• faktury uproszczone oraz faktury wystawiane na kasach fiskalnych do 31-12-2026
• faktury dla konsumentów (osób nieprowadzących działalności gospodarczej)
• faktury ustrukturyzowane dla kontrahentów zagranicznych – a kod QR
• zasady wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych (art. 106na – 106ne; 106r)
• kto może wystawiać faktury za pomocą KSeF
• oprogramowanie umożliwiające wystawianie faktur ustrukturyzowanych
• faktury ustrukturyzowane a system kaucyjny
• obowiązek samoidentyfikacji nabywcy: paragon fiskalny czy faktura
• odroczenie terminu stosowania kar
1.6. Etapy wystawienia faktury ustrukturyzowanej
• wystawienie faktury „tradycyjnej” w systemie fakturowania
• wygenerowanie faktury w formacie xml
• przesłanie faktury do KseF po uwierzytelnieniu się
• nadanie przez KSeF integralnego numeru identyfikacyjnego
• odebranie UPO
• brak możliwości anulowania lub usunięcia faktury
1.7. Faktura z załącznikiem w KSeF 2.0
• obowiązek zgłoszenia zamiaru / rezygnacji wystawiania faktur z załącznikami i przesyłania do KseF
• struktura i zakres informacyjny załącznika
1.8. Korekta faktur w KseF
• zasada ogólna – niezbędny nr identyfikacyjny nadany przez KSeF
• w przypadku faktur korygujących wystawianych podczas awarii KSeF (art. 106nf),
• w okresie ogłoszonej niedostępności KseF (art. 106nh),
• w przypadku określonym w dodawanym art. 106nda ust. 1 ustawy (wystawienie faktury elektronicznej poza KSeF i przesłania jej do systemu niezwłocznie nie później niż następnego dnia roboczego, jeżeli wymaga tego specyfika działalności podatnika)
• w przypadkach gdy przepisy dopuszczają wystawianie faktur poza KSeF (art. 106gc)
• korekty in plus i in minus
1.9. Faktury zaliczkowe i rozliczeniowe KSeF
• elementy faktury zaliczkowej
• terminy wystawienia
• obowiązek wystawienia faktury rozliczeniowej / końcowej?
1.10. Tryby wystawiania faktur ustrukturyzowanych
• tryb Online
– pojedyncza wysyłka faktur lub tryb wsadowy (w paczkach)
• tryb Offline24
• tryb Offline – niedostępność KseF
• tryb Awaryjny
• tryb Awarii Całkowitej
1.11. Oznaczanie faktur kodami QR
• zasady stosowania kodów QR
• dostęp „anonimowy” do faktury ustrukturyzowanej z kodem QR
• faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych (bez polskiego NIP) z kodem QR
• dwa kody QR na fakturach wystawianych w trybie Offline
• kod QR Certyfikat – uwarunkowany posiadaniem aktywnego certyfikatu KseF
1.12. Praktyczne problemy związane z funkcjonowaniem w KseF
• weryfikowanie faktury przez KseF a zasady poprawiania błędów
• wysyłanie faktur w paczkach a błąd na jednej z faktur
• terminy wystawiania i wysyłania faktur – a nie dotrzymanie terminu ustawowego
• wizualizacje faktur ustrukturyzowanych
• faktury VAT-RR
• prywatny najem lokali użytkowych a faktury ustrukturyzowane
• JST a faktury ustrukturyzowane i ww. IDWew
• JPK_VAT – dostosowany do KseF, nowe oznaczenia
• Faktura ustrukturyzowana a „potwierdzenie transakcji”
• Identyfikator płatności na przelewie
– nr identyfikacyjny nadany fakturze
– identyfikator zbiorczy
• Likwidacja noty korygującej a proces skorygowania błędu na fakturze
• Data wystawienia a data otrzymania faktury wystawionej w trybie Offline
1.13. Faktura ustrukturyzowana u nabywcy
• data otrzymania faktury
• brak możliwości odrzucenia faktury przez nabywcę
• dostęp do faktur otrzymanych
• faktura wystawiona poza KseF a odliczenie VAT przez nabywcę
• otrzymanie faktury w KseF a termin odliczenia VAT