ROZLICZENIA PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH, ODDELEGOWANIE, POJAZD SAMOCHODOWY w FIRMIE w 2026 – rozliczenia podatkowe VAT, CIT, PIT [#13262v]

1. Podstawowe pojęcia i kategorie

2. Przepisy prawne regulujące podróże służbowe

• Kodeks pracy
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej
• ustawy podatkowe
• zakładowe przepisy płacowe

3. Krajowe podróże służbowe

• zasady ogólne
• pisemne polecenie wyjazdu – „wystawienie delegacji”
• skąd – dokąd, cel wyjazdu

• diety
• nowe stawki diety, ryczałtu za nocleg i jazd lokalnych

• koszty przejazdów
• podróż służbowa prywatnym samochodem – podwyższone stawki za km,
• nowe regulacje dot. odbywania podróży służbowych prywatnym samochodem
• dojazdy do pracy, ryczałty
• noclegi
• dodatkowe świadczenia
• kiedy i jak rozliczyć „delegację”
• praktyczne rozliczanie podróży służbowych krajowych – ćwiczenia.

4. Zagraniczne podróże służbowe

• polecenie wyjazdu
• jeden lub więcej krajów docelowych
• dojazd do i od granicy
• czas pobytu za granicą

• diety w pełnej i ograniczonej wysokości
• zmienione stawki diet i kosztów hotelowych w niektórych krajach od 01.2023

Watykan jako odrębny kraj

• pobyt w szpitalu, zwrot kosztów leczenia
• rozliczenie i zwrot kosztów przejazdu, dojazdy miejscowe
• rozliczenie kosztów noclegu – hotel, ryczałt
• zaliczki na podróże zagraniczne i ich rozliczenie
• ćwiczenia praktyczne, ustalanie kursów walut obcych, rozliczenia

5. Samochody w podróżach służbowych
6. Podróże służbowe pracowników jako koszt uzyskania przychodu
7. Podróże służbowe a przychód u pracownika

– podatkowe skutki orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego w spawie nieodpłatnych

świadczeń

– orzeczenie NSA dot. usług gastronomicznych jako kosztów uzyskania

– nowe interpretacje Dyrektora KIS w tym zakresie

8. Ubezpieczenie uczestników podróży służbowej – zmiana stanowiska organów skarbowych

9. Rozliczenie zaliczek

– zaliczki w walucie obcej, rozliczenie, kursy walut

– zaliczka w ZLP – wydatki w walucie obcej, rozliczenie

– poniesione koszty w walicie obcej – rozliczenie bilansowe i podatkowe.

10. Oddelegowanie a podróż służbowa

• czym jest oddelegowanie, różnice między podróżą służbową a oddelegowanie
• ustalanie wynagrodzenia za czas oddelegowania
• czasowa zmiana warunków zatrudnienia – porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie zmieniające
• obowiązki pracodawcy związane z oddelegowaniem
• rozliczenie wydatków i wynagrodzenia w okresie oddelegowania
• inne wydatki – wynajem lokalu, budynku do potrzeb noclegu pracowników w kraju i za granicą, inne koszty
• świadczenia na rzecz pracowników oddelegowanych – skutki podatkowe

– diety za czas oddelegowania

– zorganizowanie dowozu i powrotu pracowników oddelegowanych

– nocleg dla pracowników oddelegowanych

– inne nieodpłatne świadczenia a przychód podatkowy oddelegowanego i koszty uzyskania pracodawcy

11. Podróże służbowe osób nie będących pracownikami (umowy cywilne)

12. Podróże służbowe właścicieli i udziałowców

13. Ewidencja księgowa w księgach rachunkowych i PKPiR

14. Aspekty podatkowe – koszty uzyskania u pracodawców i przychody podatkowe u „oddelegowanych”

• przykłady i ćwiczenia kosztów i przychodów podatkowych.

II. Pojazdy samochodowe

1. Odliczenie podatku naliczonego VAT z tytułu nabycia samochodów:

• nowelizacja przepisów dotycząca zasady odliczenia VAT naliczonego od nabycia, WNT, importu, wytworzenia pojazdów samochodowych i ciężarowych – wyłączenia
• limity odliczeń 50% podatku naliczonego od pojazdów samochodowych
• ograniczone prawo do odliczenia również od paliwa i wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem samochodowym
• obowiązek rejestracji (VAT-26) pojazdów samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej
• informowania urzędu skarbowego o zmianie przeznaczenia pojazdów

• korekta podatku naliczonego w przypadku zmiany przeznaczenia samochodów (prawo i obowiązek)
• VAT naliczony przy nabyciu, leasingu samochodu osobowego
  – amortyzacja samochodów osobowych oddawanych w dzierżawę, najem lub leasing

2. Obowiązki rejestracyjne

• deklaracja VAT-26 – nowe terminy i zasady wypełnienia
• obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu, regulamin rozliczania (weryfikacji jazd) pojazdu, podatnik zwolniony z VAT a ewidencja przebiegu pojazdu
• zakres informacyjny ewidencji
• obowiązki informacyjne w przypadku zmiany przeznaczenia pojazdu.

3. Zmienione zasady amortyzacji, wydatków eksploatacyjnych i zasad leasingu – limit 100.000,- zł samochodów osobowych w ustawach o PDOP i PDOF

• definicja samochodu osobowego

– pojazdy o szczególnej konstrukcji

• odpisy amortyzacyjne w przypadku pojazdów elektrycznych i pozostałych
• składka AC a koszt uzyskania
• wydatki eksploatacyjne (100 %; 75% lub 20%) a ewidencja przebiegu pojazdu

• samochód osobowy „prywatny” a wydatki eksploatacyjne jako koszt uzyskania
• warunki wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych (wycena)

• umowa „leasingu operacyjnego”
• najem / leasing samochodu za granicą
• leasing a wydatki eksploatacyjne

• wykup samochodu z leasingu po zakończeniu umowy
• umowa najmu – dzierżawy zrównana z umowami leasingowymi (długoterminowe)
• umowy najmu – dzierżawy zawarte na okres krótszy niż 6 m-cy (krótkoterminowe)
• samochody służbowe używane na cele osobiste

– przychód pracownikami

– VAT należny?

• Samochody prywatne wykorzystywane w działalności gospodarczej
  – samochód prywatny pracownika wykorzystywany na cele pracodawcy: ryczałt; ewidencja przebiegu; zwrot kosztów a przychód pracownika zmienione orzeczenie NSA
  – samochód prywatny wykorzystywany w prowadzonej przez właściciela działalności gospodarczej

4. Wyjaśnienia i interpretacje organów skarbowych oraz orzecznictwo sądów administracyjnych