ZFŚS 2026 W PRAKTYCE – PRAWIDŁOWE TWORZENIE FUNDUSZU I ZASADY EFEKTYWNEGO/PRAWIDŁOWEGO GOSPODAROWANIA ZFŚS W WARUNKACH KONKRETNEGO PRACODAWCY ( Z UWZGLĘDNIENIEM OSTATNICH ZMIAN W USTAWIE O ZFŚS) [#15352v]

Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom informacji o ostatnich zmianach w ustawie o zfśs w ramach deregulacji oraz o najważniejszych zasadach prawidłowego tworzenia/rozliczania a także wydatkowania ZFŚS. Użyteczna, wykładowo-warsztatowa formuła szkolenia pozwala na bieżące konsultowanie pojawiających się zapytań wynikających ze stosowania przepisów w warunkach konkretnego pracodawcy przy opracowywaniu i realizacji zakładowego prawa socjalnego (regulaminu zfśs).

Szczególną uwagę zwrócimy na ostatnie zmiany w ustawie o zfśs oraz

• prawidłowe ustalenie równowartości środków z tytułu odpisu na zfśs celem ich przekazania do końca września na rachunek bankowy funduszu;
• możliwość i zasady udzielania z zfśs pomocy przedświątecznej,
• zasady prawidłowego konstruowania regulaminu i najczęściej występujące nieprawidłowości w tym zakresie,
• dostosowanie zakładowych zasad gospodarowania zfśs do stanu środków funduszu i bieżących potrzeb pracowników i innych osób uprawnionych,
• możliwości wyłączania prawa do korzystania z zfśs niektórych grup uprawnionych (np. emerytów) i nadawania uprawnień innym osobom niż ustawowo uprawnione,
• miarodajne/efektywne zasady ustalania sytuacji socjalnej,
• zasady dopłacania do różnych form wypoczynku pracowników i emerytów,
• rodzaje i zasady przyznawania pomocy materialnej oraz pomocy na cele mieszkaniowe,
• zasady przetwarzania danych osobowych na potrzeby działalności socjalnej/obowiązek wykonania corocznego przeglądu danych (RODO),
• możliwość prowadzenia egzekucji ze świadczeń z zfśs,

Omówimy także kwestię opodatkowania/zwolnień podatkowych świadczeń z zfśs wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz kwestii oskładkowania świadczeń socjalnych.

1. Aktualności socjalne

1. Prawidłowe naliczenie corocznego odpisu na zfśs z uwzględnieniem – obowiązujących w 2026 r. wysokości odpisów celem terminowego przekazania 100% równowartości środków na rachunek zfśs do końca września. Wykonanie korekty w końcu roku.
2. Zasady ustalania przeciętnego zatrudnienia do celów naliczenia odpisu.
3. Naliczenie odpisu na 2026 r. – według ustawy o zfśs z uwzględnieniem przepisów odrębnych ( nauczyciele, publiczne szkoły wyższe).
4. Prawne możliwości ograniczania i rezygnacji z tworzenia zfśs. Możliwości podwyższania odpisu.
5. Zwolnienia podatkowe (PIT) świadczeń socjalnych – stan na 2026 r. – opodatkowanie świadczeń socjalnych (m.in. dopłat do różnych form wypoczynku, usług sportowo – rekreacyjnych, usług kulturalno – oświatowych, uczestnictwa w zbiorowych imprezach socjalnych, zapomóg otrzymywanych przez pracowników i emerytów).
6. Ustalanie zasad podziału funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej – preliminarz.
7. Możliwości i zasady potwierdzania (dokumentowania i weryfikowania) oświadczeń w działalności socjalnej.
8. Zasada uznaniowości świadczeń socjalnych.
9. Miarodajne metody ustalania sytuacji socjalnej. Uwzględnianie 800+, 300+ i itp.
10. Zasady przetwarzania danych na potrzeby działalności socjalnej- RODO /podstawa prawna przetwarzania, zakres danych, obowiązek dokonywania przeglądu i usuwania zbędnych danych, odpowiedzialność administratora, rola IOD/.
11. Dopuszczalność stosowania w regulaminie zfśs przesłanek: statusu emeryta i pracownika, wysokości odpisu, stażu pracy, wymiaru czasu pracy, równoległego zatrudnienia, zatrudnienia współmałżonków u jednego pracodawcy – przy uzależnianiu prawa i ustalaniu wysokości świadczeń socjalnych.
12. Rodzaje i formy wypoczynku finansowanego/dofinansowywanego z zfśs a ustawowe świadczenie urlopowe. Wypoczynek zorganizowany a wczasy pod gruszą. Czy emeryt ma prawo do „gruszy”?
13. Zasady przyznawania pomocy materialnej z zfśs – tzw. zapomóg zfśs, w tym świadczeń przedświątecznych – uwzględnieniem skutków podatkowych.
14. Prowadzenie egzekucji ze świadczeń socjalnych.
15. Prawne możliwości wyłączenia prawa do korzystania z zfśs pracowników i emerytów. Różnicowanie zasad korzystania ze świadczeń ze względu na wysokość odpisu i status uprawnionych.
16. Ustalanie obowiązku sprawowania opieki socjalnej nad emerytami podejmującymi zatrudnienie – z uwzględnieniem nowej uchwały SN.
17. Zarządzanie działalnością socjalną przez platformy elektroniczne – wątpliwości prawne i korzyści .

TEMATYKA SZCZEGÓŁOWA

Ustalanie obowiązków socjalnych pracodawców

1. Ustalanie obowiązku tworzenia ZFŚS w tzw. sferze budżetowej i u pracodawców pozabudżetowych .
2. Świadczenie urlopowe a tzw. wczasy pod gruszą. Zasady wypłacania świadczenia urlopowego.
3. Zasady rozliczania zfss w przypadku przejścia pracowników do innego pracodawcy (art. 23¹ K.p.).
4. Prawne możliwości samodzielnego kształtowania przez pracodawców wysokości odpisu na fundusz i rezygnacji z jego tworzenia.

Tworzenie zfśs w 2026 r. – prawidłowe naliczenie i rozliczenie/wykonanie korekty odpisu w systemie powszechnym, z uwzględnieniem ostatnich zmian w podstawie naliczania odpisu. Metodyka ustalania liczby zatrudnionych do celów naliczenia odpisu według rozporządzenia MPiPS.

Osoby uwzględnianie i nieuwzględniane do naliczenia odpisu na ZFŚS.

1. Metody ustalania przeciętnego zatrudnienia.
2. Wskaźniki odpisu na ZFŚS obowiązujące w 2026 r.
3. Terminy przekazywania środków pieniężnych na ZFŚS.
4. Zasady dokonywania korekty odpisu na ZFŚS.
5. Pozaodpisowe zwiększenia ZFŚS.
6. Zasady rozliczania ZFŚS w przypadkach przejścia pracowników do innych pracodawców.
7. Warunki i zasady prowadzenia przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej.

Zasady prawidłowego organizowania i prowadzenia działalności socjalnej

1. Ustawowy zakres działalności socjalnej. Rodzaje dopuszczalnych wydatków z zfśs i najczęstsze nieprawidłowości w tym zakresie. Wydatki nie podlegające finansowaniu z zfśs.
2. Procedura wydania, treść i wprowadzanie zmian do zakładowego regulaminu funduszu. Przykłady nieprawidłowych zapisów w regulaminach ZFŚS.
3. Ustalanie i realizacja rocznego planu wykorzystania funduszu .
4. Ustalanie uprawnienia do korzystania z pomocy socjalnej u danego pracodawcy. Osoby uprawnione z mocy ustawy. Możliwości nadawania i zakładowego modyfikowania uprawnień socjalnych. Zasady korzystania ze świadczeń socjalnych przez emerytów, pracowników – współmałżonków zatrudnionych u tego samego pracodawcy i członków rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach – emerytach i rencistach.
5. Korzystanie z ZFŚS przez emerytów i rencistów – wpływ statusu na zasady korzystania.
6. Zasady przyznawania i opodatkowanie dopłat do różnych form wypoczynku pracowników i ich dzieci oraz emerytów.
7. Warunki przyznawania i rodzaje finansowej/rzeczowej pomocy materialnej (zapomóg) oraz ich opodatkowanie dla pracowników i emerytów.
8. Warunki i skutki finansowania z zfśs bonów towarowych (kart przedpłaconych) dla pracowników i emerytów. Opodatkowanie bonów, talonów, kart przedpłaconych finansowanych z zfśs.
9. Kwestia finansowania ze środków socjalnych tzw. zakładowych imprez okolicznościowych i integracyjnych.
10. Finansowanie z zfśs usług opieki nad małymi dziećmi.
11. Pożyczki mieszkaniowe. Rodzaje, problem oprocentowania, sposób zabezpieczenia spłaty, warunki zawieszania i umarzania, możliwości potrącania rat z wynagrodzenia pracowników z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z Kodeksu pracy.
12. Podatkowe i składkowe skutki wypłaty świadczeń socjalnych dla pracowników i emerytów.

Uprawnienia zakładowych stron działalności socjalnej i tryb podejmowania decyzji o wykorzystaniu ZFŚS

13. Kompetencje pracodawcy, związków zawodowych i reprezentanta załogi w zakresie działalności socjalnej.
14. Zasady współpracy pracodawcy z partnerami społecznymi w zakresie działalności socjalnej.
15. Status, skład i rzeczywiste uprawnienia zakładowych „komisji socjalnych” z uwzględnieniem RODO.
16. Administrowanie funduszem oraz zasady ponoszenia odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów ustawy o ZFŚS oraz RODO
17. Podmioty uprawnione do kontroli i nadzoru stosowania przez pracodawcę ustawy o zfśs.

Przykładowe orzecznictwo sądowe oraz interpretacje organów skarbowych dotyczące przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.