Dokumentacja pracownicza w 2020 roku - z uwzględnieniem obowiązków wynikających z tarcz antykryzysowych [nr 7058v]

szkolenie online

W 2019 roku zasady prowadzenia dokumentacji uległy radykalnym zmianom, co było w szczególności spowodowane koniecznością dostosowania dotychczasowych przepisów do wymogów wynikających z RODO.

Szkolenie uwzględnia aktualny stan prawny w omawianym zakresie oraz najświeższe stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Podczas szkolenia omówione zostaną również przepisy wprowadzone na mocy tzw. Koronaustawy i jej kolejnych nowelizacji (TARCZ ANTYKRYZYSOWYCH), które rzutują na obowiązki w sferze zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W skład materiałów, które otrzymują uczestnicy szkolenia wchodzą wzory licznych dokumentów standardowo zamieszczanych w dokumentacji pracowniczej!!!

Podczas szkolenia dowiesz się m.in.:

• Gdzie przechowywać polecenie pracy zdalnej?
• Czy porozumienie zawarte z przedstawicielstwem załogi w trybie art. 15g lub art. 15zf Koronaustawy przechowujemy w dokumentacji pracowniczej?
• Jakie dokumenty usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy z powodu kwarantanny, izolacji lub niezdolności do pracy z powodu COVID-19 oraz sprawowania opieki?
• Jakie są zasady wysyłania pracowników na profilaktyczne badania lekarskie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/stanu epidemii i przechowywania wydawanych w tym okresie elektronicznych orzeczeń lekarskich o zdolności do pracy?
• Jak należy dokumentować fakt powierzenia pracownikowi innej pracy w trybie art. 42 § 4 KP i art. 81 § 3 KP?
• Czy pracodawca może dokonywać pomiaru temperatury pracownika i przechowywać w dokumentacji wyniki pomiarów?

Ponadto dowiesz się, m.in.:

• Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika,
• Jakie działania są zakazane na etapie rekrutacji,
• Jak należy postąpić w przypadku uzyskania danych osobowych poza okresem rekrutacji (kandydat wysyła CV lub list motywacyjny z własnej inicjatywy),
• Czy pracodawca może żądać podania adresu zamieszkania i numeru PESEL w celu zamieszczenia na skierowaniu lekarskim,
• Czy pracodawca może umieszczać na stronie internetowej imiona i nazwiska pracowników oraz ich firmowe maile i numery telefonów,
• Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgormadzone przed wejściem w życie RODO,
• Czy można zamieszczać powód absencji pracownika na liście obecności,
• Czy na liście obecności można zamieszczać imiona i nazwiska pracowników,
• Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych,
• Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej, tj. częściowo w postaci elektronicznej a częściowo papierowej,
• Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe,
• Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika,
• Jak przechowywać e-zwolnienia,
• Jak udokumentować okres pracy za granicą wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju,
• Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy,
• Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem,
• Czy umowa o pracę może zostać zawarta w formie elektronicznej,
• Czy umowa o pracę może zostać sporządzona w języku obcym,
• Czy pracodawca jest zobowiązany tworzyć zakresy obowiązków (czynności) i jak powinny one wyglądać,
• Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO,
• Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych,
• Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę,
• Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp,
• Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy,
• Warunki przechowywania należy zapewnić w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, a jakie w przypadku e-akt,
• Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii,
• Jak pod rządami obecnych przepisów wystawić duplikat świadectwa pracy,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany udostępnić dokumentację pracowniczej pracownikowi oraz podmiotom zewnętrznym,
• Jakie reguły rządzą przetwarzaniem danych osobowych na potrzeby ZFŚS,
• Jakie są zasady wystawiania świadectwa pracy i jego korekty,
• Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej,
• Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób,
• W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wgląd do dokumentacji pracowniczej,
• Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej,
• Jakim organom i podmiotom zewnętrznym pracodawca zobowiązany jest udostępniać dokumentację pracowniczą,
• Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
• Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej,
• Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy,
• Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu kwalifikowanego,
• Jakie formaty kompresji należy stosować w przypadku przenoszenia uporządkowanego zbioru dokumentów pomiędzy systemami lub wysyłania na odległość,
• Jakie wymogi techniczne musi spełniać dokument przekonwertowany na postać elektroniczną,
• Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie,
• Jakie informacje powinny znaleźć się w informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracodawcy, który utworzył regulamin pracy, a jakie w przypadku pracodawcy niezobowiązanego do jego utworzenia,
• W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu,
• Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
• Jak liczyć okres roku nienagannej pracy uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
• W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwom różnym okresom przechowywania,
• Czy w plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
• Kto jest zobowiązany dostarczyć pracodawcy zaświadczenie o niekaralności?
• Czy pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszt uzyskania zaświadczenia o niekaralności?
•  Czy pracodawca może przechowywać informacje o zainteresowaniach, hobby i innych danych wrażliwych przekazane przez kandydatów do pracy na etapie rekrutacji w treści CV lub listów motywacyjnych,
• Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym,
• Jakie są okresy przechowywania harmonogramów czasu pracy w okresie przejściowym,
• Jakie dodatkowe zbiory dokumentów – poza dokumentacją pracowniczą – jest zobowiązany prowadzić pracodawca. 

Szkolenie podzielone jest na następujące części:

1) Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej,

2) Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy,

• Dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika,
• Dane wrażliwe,
• Dane biometryczne,
•  Wykorzystanie wizerunku i personaliów w stosunku pracy (plakietki służbowe, szyldy na drzwiach pokoi, maile służbowe)
• Upoważnienie dostępu do danych osobowych,
•  Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez firmę zewnętrzną,

3)Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,

• Warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• Papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej,
• Okresy przechowywania,
• Udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym,
• Ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza,
• Niszczenie dokumentacji pracowniczej,
• Przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach,

4) Omówienie poszczególnych dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy,

5)Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w szczególnych przypadkach

• Zniszczenie lub zagubienie,
• Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• Upadłość lub likwidacja pracodawcy,

6)Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej,

7)Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.

Pracodawcy i pracownicy, zwłaszcza osoby zajmujące się obsługą kadrowo-płacową przedsiębiorstw, jak również osoby, które chcą poszerzyć swą wiedzę z omawianego tematu

Szkolenie to służy przekazaniu szczegółowych informacji na temat istoty najnowszych zmian w sferze prawa pracy, zarówno tych, które już weszły w życie, jak i tych, które dopiero wejdą w życie w trakcie obecnego roku kalendarzowego

Udział w szkoleniu jest okazją do zdobycia wiedzy niezbędnej do należytego stosowania nowych przepisów w praktyce. Nowe regulacje zostaną omówione na tle praktycznych przykładów, co umożliwia lepsze zrozumienie ich istoty. Prowadzący szkolenie podejmie próbę rozstrzygnięcia wielu kontrowersji pojawiających się na tle zmieniającej się regulacji prawnej, odnosząc się przy tym do poglądów doktryny oraz stanowisk Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy

Szkolenie o powyższej tematyce możemy zrealizować na Państwa potrzeby w formie szkolenia zamkniętego. Zainteresowane osoby prosimy o kontakt z naszym biurem tel. 12 413-81-82 

Uczestnik otrzymuje imienny certyfikat ukończenia szkolenia

Szkolenia jednodniowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia wyjazdowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia na zlecenie >> ZOBACZ programy

• dostęp do platformy szkoleniowej przez komputer, tablet, telefon (przeglądarki: Firefox, Chrome, Safari),
• autorskie materiały szkoleniowe w formie elektronicznej,
• konsultacje z wykładowcą na czacie,
• certyfikat uczestnictwa w szkoleniu przesłany w formie elektronicznej.

Zgłoszenia uczestnictwa można dokonać przez:
- formularz elektroniczny na dole tej strony (zalecane)
- lub telefonicznie 12 413-81-82
- lub pisemnie, faksem 12 413-61-97
- lub przez e-mail: ds@systemszkolenia.pl
• Ogólna „Karta zgłoszenia na szkolenie” jest także dostępna na naszej stronie [>>> Dokumenty do pobrania]
• Zgłoszenie traktujemy jako potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu
• Ewentualnych rezygnacji z udziału w szkoleniu prosimy dokonywać wyłącznie pisemnie (faksem lub pocztą elektroniczną) najpóźniej na trzy dni robocze przed terminem jego rozpoczęcia
• Nie dokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w szkoleniu. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty.