Ochrona danych osobowych w dziale kadr. Jak dostosować dokumentację pracowniczą do wymagań RODO i nadchodzących zmian w prawie pracy, nowe obowiązki [nr 6069]

NOWOŚĆ

Szkolenie jest skierowane do pracowników działów kadr, dla których gromadzenie, tworzenie i wydawanie dokumentów z zakresu prawa pracy jest jednym z głównych obowiązków w ramach codziennej pracy. szkolenie to pomoże uporządkować i odświeżyć posiadaną wiedzę. Dodatkowo, dzięki udziałowi w szkoleniu osoby te będą mogły zorientować się, że wkrótce obowiązków im przybędzie i dowiedzieć się na czym będą one polegały. Pojawi się m.in. konieczność stosowania nowych zasad pozyskiwania i przetwarzania (tj. przede wszystkim zbierania, utrwalania, organizowania, porządkowania, przechowywania, modyfikowania, przeglądania, wykorzystywania, ujawniania poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, łączenia, usuwania lub niszczenia) danych osobowych kandydatów do pracy, pracowników oraz byłych pracowników zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, które weszły w życie 25 maja br. oraz procedurami, w tym teleinformatycznymi, które pracodawca od 25 maja br. powinien u siebie wprowadzić. Pojawią się również obowiązki związane z informowaniem pracowników o losach ich dokumentacji pracowniczej (jak długi będzie okres jej przechowywania, kiedy upłynie termin na odebranie teczek, kiedy termin na zniszczenie, w którym dokumentacja może być odebrana warunkowo). Taka informacja będzie wydawana pracownikowi razem ze świadectwem pracy.Pojawi się też obowiązek wydawania kopii dokumentacji na każde życzenie pracownika, byłego pracownika (albo uprawnionej osoby). Jeszcze więcej obowiązków powstanie, w razie zmiany postaci przechowywanych dokumentów z papierowej na elektroniczną – np. obowiązek zwrócenia pracownikowi, byłem pracownikowi (ewentualnie innej uprawnionej osobie) m.in. teczek akt osobowych w terminie 30 dni. Jeżeli pracodawca zdecyduje o przejściu na tzw. elektroniczne akta – nastąpi nie tylko konieczność sporządzenia odwzorowań elektronicznych wszystkich dokumentów, ale także konieczność wprowadzenia dodatkowych procedur (m.in. procedury tworzenia kopii zapasowych, nanoszenia meta danych, przenoszenia z nośnika na nośnik w celu zapobiegnięcia utracie). Uczestnicy szkolenia dowiedzą się również, że planowane jest stosowanie procedur antykorupcyjnych oraz informacji dotyczących stosowania monitoringu, z którymi pracownicy będą musieli zostać zaznajomieni, a ten fakt udokumentowany. Wśród dokumentów otrzymywanych od pracowników pojawią się nowe wnioski i oświadczenia, które będą mogły trafiać do działu kadr mailem albo np. sms-em. Niniejsze szkolenie pozwoli przygotować się na nadchodzące zmiany.

1. Nowe zasady pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy, w tym:

• dodatkowe obowiązki informacyjne oraz etap rekrutacji, na którym powinny być udzielane,
• konieczność ustalenia zasad postępowania z dokumentami pozyskiwanymi od osób szukających pracy poza procesem rekrutacyjnym,
• zasady postępowania z dokumentami przedłożonymi dobrowolnie (m.in. cv kandydata do pracy),
• możliwość korzystania z portali społecznościowych,

2. Wykładnia dotycząca nowych, obowiązujących od 25 maja br. przepisów Kodeksu pracy dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego, monitoringu służbowej poczty elektronicznej, aktywności pracownika w Internecie oraz innych monitoringów – w kontekście stosowania ich zgodnie z RODO, propozycje poprawnych postanowień, które mogą być wprowadzone do regulaminu pracy,

1. Zmiany, jakie nastąpią w dotychczasowym pozyskiwaniu i przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników w wyniku nadchodzącej dalszej nowelizacji Kodeksu pracy, w tym:

• konieczność dostosowania dokumentów z zakresu prawa pracy (zwłaszcza kwestionariuszy osobowych od kandydata do pracy i pracownika),
• dopuszczalność przetwarzania nowych kategorii danych tzw. wrażliwych (zasady postępowania z dokumentami np. potwierdzającymi niepełnosprawność, orzeczeniami pracownika o zdolności do pracy itp.) oraz konieczność wprowadzenia odpowiednich zabezpieczeń,
• dopuszczalność przetwarzania danych biometrycznych,
• zasady przetwarzania danych uzyskanych za zgodą pracownika (warunki, jakie musi spełniać taka zgoda, przypadki, w których zgoda może być podstawą przetwarzania danych),
• możliwość przetwarzania zdjęć kandydata do pracy i pracownika (ograniczenia),

4. Nadchodzące nowe przepisydotyczące:

• przetwarzania danych zawartych w orzeczeniach lekarskich o zdolności pracownika do pracy oraz w skierowaniach na badania,
• pozyskiwania i przetwarzania danych i dokumentów zawierających dane osobowekorzystających np. z działalności socjalnej pracodawcy,

5. Konieczność kolejnego dostosowania dokumentacji, do zmian które będą wprowadzone w prawie pracy od 1 stycznia 2019 r. w tym:

• do możliwości żądania podania numeru rachunku bankowego pracownika, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia związane z pracę
• obowiązek działu kadr i płac wobec pracowników otrzymujących przed nowelizacją wynagrodzenie w kasie (czas na realizację do upływu 21 stycznia 2019 r.),

6. Zasady tworzenia dokumentów wymaganych przez RODO, a powiązanych z obowiązkami działów kadr, w szczególności

• rejestru czynności przetwarzania, z uwzględnieniem co taki rejestr powinien zawierać w odniesieniu do danych przetwarzanych w działach kadr,
• oceny skutków planowanych operacji,
• polityk/procedur ochrony danych u konkretnych pracodawców,
• dokumentów w przypadku stwierdzenia naruszenia poprawności przetwarzania danych,
• zasady, na jakich będą się odbywały zgodnie z nowymi przepisami,
• zakres kontroli w dziale kadr,
• czas trwania kontroli,
• zasady nakładania i wysokość mandatów,
• zasady odpowiedzialności danego pracodawcy,

7. Zasady zatrudniania oraz korzystania z pracy Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD), w szczególności zasady współpracy działów kadr z IOD,
8. Kontrole GIODO (UODO):

9. Orzecznictwo dotyczące kontroli pracownika w miejscu pracy oraz pozyskiwania informacji o nim, w szczególności dotyczące:

• prawa do aktualnej informacji o miejscu zamieszkania,
• prawa do informacji o dodatkowym zatrudnieniu,
• skutków monitorowania pracowników z naruszeniem prawa, w szczególności bez poinformowania pracowników o objęciu ich monitoringiem,
• stosowania prowokacji wobec pracownika,

10. Najnowsze orzecznictwo dotyczące prawa pracodawcy będącego osobą fizyczną lub osoby reprezentującej pracodawcę wobec pracownika do prywatności komunikowania się – wyjaśniające w jakich sytuacjach nagrywanie pracodawcy jest dopuszczalne, a w jakich zabronione.

Szkolenie o powyższej tematyce możemy zrealizować na Państwa potrzeby w formie szkolenia zamkniętego.
Zainteresowane osoby prosimy o kontakt z naszym biurem tel. 12 413-81-82

Uczestnik otrzymuje certyfikat ukończenia szkolenia

Szkolenia jednodniowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia wyjazdowe >> ZOBACZ programy

Szkolenia na zlecenie >> ZOBACZ programy

• udział w zajęciach, konsultacje
• autorskie materiały szkoleniowe,
• poczęstunek w przerwie kawowej,
• lunch,
• imienne zaświadczenie uczestnictwa

Zgłoszenia uczestnictwa można dokonać przez:
- formularz elektroniczny na dole tej strony (zalecane)
- lub telefonicznie 12 413-81-82
- lub pisemnie, faksem 12 413-61-97
- lub przez e-mail: ds@systemszkolenia.pl
• Ogólna „Karta zgłoszenia na szkolenie” jest także dostępna na naszej stronie [>>> Dokumenty do pobrania]
• Zgłoszenie traktujemy jako potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu
• Ewentualnych rezygnacji z udziału w szkoleniu prosimy dokonywać wyłącznie pisemnie (faksem lub pocztą elektroniczną) najpóźniej na trzy dni robocze przed terminem jego rozpoczęcia
• Nie dokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w szkoleniu. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty.